Palkanlaskenta on välttämätön ja aikaavievä kokonaisuus, joka osaltaan kuormittaa yrityksen kustannuksia. Olisiko se kannattavaa ulkoistaa omien resurssiesi vapauttamiseksi? Onko nykyinen palkanlaskijasi eläköitymässä tai oletko vain tyytymätön nykyiseen tilanteeseesi? Kerromme, mitä tilitoimistomme palkanlaskijan työ on, ja mitä hyötyä palkanlaskennan ulkoistaminen tuo yrityksellesi.
Palkanlaskennan ulkoistamiselle tai palkanlaskijan vaihtamiselle voi olla yksi tai useampi syy. Sen kilpailuttaminen omien ratkaisujen kanssa onkin kannattavaa, sillä nykyiset käytössä olevat palkanlaskennan järjestelmät voivat olla vanhentuneita tai palvelu on vain taloudellisesti kannattamatonta.
Palkanlaskijan työ
Palkanlaskijan työ on erikoisosaajan työtä. Hän on erikoistunut alalla vallitseviin muutoksiin, säädöksiin ja erilaisiin lakeihin. Palkanlaskija toimii samalla myös HR-päällikön tehtävissä, sillä hänellä on syvällistä osaamista muun muassa työehtosopimuksista. Työ vaatii tekijältään tarkkuutta, huolellisuutta, järjestelmällisyyttä ja hyvää muistia. Palkanlaskennan ohjelmien käyttö ja kielitaito ovat myös välttämättömiä taitoja palkanlaskennan työssä.
Onnistuneen palkanlaskennan tunnistat pääsääntöisesti näistä kolmesta merkeistä:
- Palkanlaskennan vastuuhenkilö ei vaihdu usein
- Palkanlaskija on perillä työehtosopimuksen ajankohtaisista muutoksista
- Ulkoistettu palkanlaskenta on kustannustehokas ratkaisu
Kustannustehokas palkanlaskenta syntyy, kun palkanlaskija ei käytä turhaa aikaa omien virheidensä korjaamiseen. Hän tuntee yrityksesi toimialaa koskevat lait ja asetukset.
Palkanlaskennan ulkoistaminen
Kun mietit palkkahallinnon ulkoistamista, on hyvä punnita oman palkanlaskijan koulutukseen kuluvia kustannuksia ulkoisen palkanlaskijan kuukausikustannuksiin. Useimmiten yrityksen ei ole kannattavaa palkata kokoaikaista taloushallinnon osaajaa yritykseensä. Lisäksi monissa pienemmissä yrityksissä yrityksen toimitusjohtaja hoitaa muun liiketoiminnan johtamisen lisäksi palkanlaskennan, jolloin liiketoiminnan kasvaessa voi olla järkevää ulkoistaa se esimerkiksi tilitoimistolle. Yrittäjällä ei myöskään välttämättä ole riittäviä taitoja palkanlaskennan tekemiseen, ja silloin sen aiheuttamissa kuluissa ei todellakaan kannata ”säästää”. Kun palkkoja hoitaa osaava palkanlaskija, ovat palkat oikein ja ajallaan. Palkanlaskenta on nopeaa, asiantuntevaa ja muutoksia ennakoivaa.
Palkanlaskennan ulkoistamisen tuomat hyödyt:
- Sinun ei tarvitse enää miettiä palkanlaskentaa tai viranomaisilmoituksia
- Ulkoistettu palkanlaskenta on yleensä kustannustehokkaampaa
- Voit keskittää omat resurssisi ydinliiketoimintaasi
- Nykyaikaiset järjestelmät takaavat reaaliaikaisen ja nopean palkanlaskennan
- Yrittäjille on aina saatavilla neuvontaa ja tietoa ongelmatilanteissa
- Asiat hoituvat nopeasti ja säädösten mukaisesti
Palkanlaskenta tilitoimistossamme
Tilitoimistomme tarjoaa osana taloushallinnon palveluita myös palkkahallinnon palveluita. Palkanlaskijamme hoitavat asiakasyritysten palkanlaskennan ammattitaidolla aina asiakaskohtaisesti.
Tilitoimistomme palkanlaskentapalvelumme sisältävät seuraavat palvelut:
- Palkanlaskenta ja maksatus
- Viranomaisilmoitukset
- Työsuhdeneuvonta
- Matkalaskut
- Lomapalkkojen laskenta
- Palkanlaskentajärjestelmien ylläpito ja kehitystyö
- Palkanlaskennan aloittamisen käyttöönottojen koulutus
Mitä on otettava huomioon palkanlaskennan ulkoistamisessa?
Jos olet pohtimassa palkanlaskennan ulkoistamista, huomioi tilitoimiston valinnassa myös se, että tilitoimisto tarjoaa mahdollisia palkanlaskennan palveluita, vaikka palkanlaskenta ei olisikaan vielä heti ajankohtaista. Palkanlaskennan palveluita ulkoistettaessa, on hyvä selvittää yhdessä palkanlaskijan kanssa kirjanpidon tilanne. Kirjanpito voidaan pitää yrityksen sisällä tai ulkoistaa yhdessä palkanlaskennan kanssa. Tilitoimiston asiakkaaksi siirtyessä on hyvä sopia tapaaminen, jossa myös palkanlaskija on paikalla. Palkanlaskijaksi kannattaa valita sellainen henkilö, jonka kanssa kokee itse tulevansa hyvin toimeen. Joskus sopivan tilitoimiston löytäminen vie suunniteltua enemmän aikaa, mutta niiden keskinäinen kilpailuttaminen todellakin kannattaa. Kun sopiva tilitoimisto on löytynyt, on hyvä sopia aikatauluista ja sijoittaa palveluiden siirto mahdollisimman hiljaiseen ajankohtaan.
